TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES/ PROVEEDORES/ CONTRATISTAS

• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de Clientes, Proveedores y/o Contratistas.

• Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas, cuentas de cobro presentadas a DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. y gestión de cobranzas cuando se requiera.

• Conservar los datos personales de aquellos Clientes, Contratistas y/o Proveedores inactivos, para efectos de poder suministrar tal información a las Entidades que así lo requieran.

• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, de registros comerciales, corporativos y contables de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S.

• Ejecución de los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S.

• Transmitir los datos que el Gobierno Nacional y/o las autoridades requieran en cumplimiento de las disposiciones legales.

• Diligenciamiento o actualización de Formato de Cliente/Proveedor o Contratista, estipulado por DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S.

• Demás usos administrativos, comerciales, de publicidad y las demás finalidades que se relacionen con el cumplimiento de sus obligaciones o el ejercicio de sus derechos derivados de la relación que tiene, tuvo o podrá tener con el Titular.

• Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal Colombiano. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a circular básica jurídica – Capitulo X

• Ejecución de debidas diligencias ampliadas en función de atender señales de alerta LA/FT/FP/C/ST que se presenten en la marcha de la operación.

• Reporte de señales de alerta identificadas a la Unidad de información y análisis financiero – UIAF.

PRINCIPIOS

Estos principios constituyen los parámetros generales que serán respetados por DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

Principio de finalidad:

El tratamiento de los datos personales recogidos por DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. sólo obedecerá a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.

Principio de libertad:

El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización; excepto por mandato legal o judicial.

Principio de veracidad o calidad:

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta y actualizada, no se hará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia:

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan

Principio de acceso y circulación restringida:

Los datos personales, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad:

La información sujeta a tratamiento por parte de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad:

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

PERIODOS DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos serán almacenadas de acuerdo con la política de gestión documental definida por DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S., según el tipo de documentación que esté siendo almacenado.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

Como responsable del tratamiento de datos personales, DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S., define los siguientes mecanismos con el fin de permitir a los titulares de los mismos el ejercicio de los derechos contemplados por la ley:

DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales de las personas naturales identificadas dentro de su grupo de interés, con el ánimo de garantizar el ejercicio del derecho de Habeas Data, ha determinado que el proceso de cumplimiento en conjunto con la gerencia, son responsables de tramitar las consultas, reclamos y demás solicitudes en materia de protección de datos personales que se presenten.

Para este efecto ha habilitado los canales de atención que a continuación se describen:

(i) Correo electrónico: Podrá dirigirse vía correo electrónico a: oficialdecumplimiento@disamazonas.com.co y/o adrianamolina@disamazonas.com.co.

(ii) Oficina Domicilio Principal:

Podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. ubicada en la CL 85 48 01 BL 8 LC 21, Plaza mayorista, Itagüí - Antioquia, Colombia. Solicitud que deberá estar direccionada al Oficial de Cumplimiento.

A continuación, se describen los detalles del procedimiento que garantizarán el correcto ejercicio de sus derechos como titular de información personal.

El titular de los datos personales que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en esta manual, podrá hacerlo a través de los medios habilitados para este efecto o de forma escrita a DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. como responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia física de su documento de su identidad; en caso  que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados. 

Si se presenta una solicitud por parte de una persona diferente al titular sin que esta aporte el poder requerido, se considerará la solicitud como no presentada. El ejercicio de los derechos de habeas data relacionados con menores de edad, deberán ser ejercidos a través de quien acredite la representación legal del menor.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. Igualmente, agotados los términos legales, si no obtuvo respuesta a su consulta o reclamo en materia de habeas data, usted podrá presentar directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por las posibles infracciones a la normatividad en materia de protección de datos personales por parte de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S.

PETICIÓN POR PARTE DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

Cuando el titular de los datos personales requiera conocer la información de tipo personal que de él reposa o esté vinculada en las bases de datos de propiedad de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. o desee conocer el origen de los datos, conocer cualquier otro dato personal suyo que haya sido obtenido mediante cualquier tipo de procedimiento, operación o tratamiento o conocer a quienes se han transmitido y/o transferido sus datos de carácter personal o a quien se pretende comunicar los mismos.

La petición se deberá formular por algunos de los canales autorizados previamente indicados, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

En caso de no ser posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Cuando los titulares de datos personales realicen una petición sobre su información de tipo personal, DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de sus datos personales, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada al titular de la información.

RECLAMOS POR PARTE DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

Si como titular de datos personales se considera que la información contenida en una base de datos propiedad de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. o el encargado del tratamiento, utilizando algunos de los canales autorizados previamente indicados.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Si el reclamo se ha presentado de forma incompleta y se notificó oportunamente para que se subsanara el error y el solicitante no ha dado respuesta dentro de los dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos de propiedad de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

En caso de que DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. reciba un reclamo por parte de un titular de información y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos sensibles cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de la mencionada autorización

• El tratamiento sea necesario sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización

• El tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa, sindical o gremial, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.